MS오피스 안에 들어 있는 프로그램 중 가장 재미있는 프로그램은 무엇일까? 써 본 사람들은 MS 오피스 그루브(MS Office'>Office Groove)를 제일 재미있는 프로그램으로 꼽는다. 그런데 아마 대부분의 사람들이 그루브가 무엇인지 모르고 있을 것이다. 그루브가 MS오피스에 들어 있다는 사실을 아는 사람도 얼마 되지 않는다.

기자가 베타뉴스 기자들을 포함해 주위 사람들에게 물어 본 결과 거의 대부분이 그루브가 무슨 프로그램인지 모르고 있었고, 혹시 들어 본 사람 중에서도 어떤 종류의 것인지 아무도 몰랐다. 베타뉴스 기자들도 모르는 프로그램을 일반인들이 어찌 알까 하는 생각까지 들었다.

사람들에게 알려져 있지는 않지만 그루브는 MS 오피스 안에 들어 있는 어엿한 하나의 프로그램이다. 그루브가 잘 알려져 있지 않는데는 그럴만한 이유가 있다. 그루브는 MS 오피스 2007부터 들어갔고, MS오피스 2007 엔터프라이즈 버전에만 들어가 있기 때문에 일반 버전의 오피스를 쓰는 사람들은 구경 하기도 쉽지 않다.

그럼 여기서 그루브가 뭘 할 수 있는 프로그램인지 왜 재미있는 프로그램이라고 하는지 살펴 보자.

워드, 엑셀, 파워포인트 등 우리가 자주 쓰는 오피스 프로그램은 주로 혼자 일 할 때 쓴다. 여러 명이 달라 붙어서도 할 수 있긴 하나 일반적으로는 혼자 자료를 만들 때 쓴다.

이들 일반적인 오피스 프로그램과 달리 그루브는 혼자서는 할께 없다. 여러 사람이 달라 붙어야만 뭔가 써 볼 수 있다. 여러 사람이 같이 공동 작업을 할 때 쓰는 프로그램이기 때문이다. 이런 프로그램을 그룹웨어라고 부른다.

일반적으로 컴퓨터를 쓰면서 메신저 프로그램을 하나 정도는 쓰고 있을 것이다. 메신저에 들어 있는 사람들과 무료로 대화를 나눌 수 있기 때문에 필수 프로그램이라 생각해 꼭 깔아 놓고 쓴다.

메신저를 쓰면서 어딘지 부족함을 느껴 본 적은 없는가? 메신저가 편하긴 하지만 약한 부분이 있다. 메신저로 여러 사람이 함께 일해 보면 여러 가지 부족함을 발견하게 된다.

- 좀 더 파일 공유가 더 잘 되면 얼마나 좋을까?
- 같이 볼 수 있는 게시판 같은 것이 있었으면 좋겠다.
- 같이 공유할 수 있는 스케줄러 같은 것도 있었으면 좋겠다.
- 우리들끼리만 볼 수 있는 갤러리 같은 것이 메신저 안에 있었으면 좋겠다.
- 우리 그룹 사람들끼리 함께 볼 수 있는 화이트보드 같은 것이 있었으면 좋겠다.
- 공유하는 파일들이 좀 더 보안이 잘 되었으면 좋겠다.

이런 생각들을 하게 된다. 여러 사람이 협업을 하는데 있어서 메신저는 많이 부족한 프로그램이다. 그렇기 때문에 사람들은 내부게시판 같은 것을 따로 만들고, 나스(NAS) 같은 고가의 장비를 사무실에 도입하고, 인트라넷을 구축해 업무를 본다.

윈도우 라이브 메신저의 경우 공유폴더라는 기능이 있어 파일을 공유할 수 있긴 하지만 왠지 부족해 보인다.

이렇게 팀원들이 함께 업무를 볼 때 업무를 매우 편하게 할 수 있게 해주는 협업 툴. 그루브는 바로 이런 사람들을 위한 프로그램이다.

그루브가 얼마나 잘 만들어진 프로그램인지는 그루브를 만든 사람을 보면 느낄 수 있다. 그루브는 소프트웨어 마법사라고 불리는 레이오지에 의해 만들어졌다.

레이오지는 어떤 사람?

레이오지는 현재 마이크로소프트의 최고 소프트웨어 아키텍트(Chief Software Architect : CSA)로 일하고 있다. 빌게이츠가 회장에서 물러나 갖고 있던 직책이 바로 이 직책이다. 레이오지는 빌게이츠의 뒤를 이어 마이크로소프트의 CTO격인 CSA 자리에 있다.

레이오지는 80~90년대에 그룹웨어로 명성을 떨쳤던 로터스 노츠를 개발한 사람이다. 그룹웨어 업계에서 최고로 인정 받는 레이오지는 로터스 노츠가 IBM에 인수 된 후에는 마이크로소프트와 경쟁적인 관계에 있었던 인물이다. 그 후 그루브 네트웍스를 차려 이 그루브를 개발했다. 빌 게이츠 회장이 손 꼽은 가장 뛰어난 개발자로 평가 받고 있는 사람이 레이 오지다. 마이크로소프트는 그루브네트웍스를 2005년 인수하게 된다. 이 인수는 빌게이츠가 레이오지의 그루브를 높이 평가했기 때문에 가능했다.

세계 최고의 그룹웨어 개발자 레이오지가 만든 그루브 프로그램을 인수 후 MS 오피스에 넣어서 선보인 것이 바로 이 MS 그루브 2007이다. MS 내에서 만들어진 것이 아니다 보니 사용해 보면 다른 오피스 프로그램과는 많은 차이가 있음을 느끼게 된다.

그루브를 설치해 보자!

처음 설치해 본 사람은 메신저인가?라는 생각을 하게 된다. 워드나 엑셀처럼 화면 전체를 써서 뜨는 것이 아니고 메신저처럼 화면 한쪽에 작은 창 형태로 뜨기 때문이다.

사용 방법도 다른 오피스 프로그램과 전혀 다르다.

그루브는 인터넷으로 구매할 수 있는데, 구입에 앞서 무료 버전을 써 보는 것도 좋다. 60일 평가판이라고 되어 있는데, 실제로는 60일이 지나도 계속 사용할 수 있다고 한다. 60일 이내에는 여러가지 새로운 기능 추가하거나 빼는 등의 작업을 할 수 있고, 60일 내에 이런 세팅을 다 해놨다면 그 후에는 그대로 계속 쓰면 된다. 더 이상 수정이 안될 뿐 사용을 못하는 것은 아니니까 평가판을 써 보는 것을 추천한다.

그루브 평가판은 아래 사이트에서 다운로드 받을 수 있다.

http://trial.trymicrosoftoffice.com/trialkorea/product.aspx?sku=3082923&culture=ko-KR

그루브의 CD버전 가격은 24만원 전후이며, 다운로드 버전은 224,836원 이다. 다운로드 버전은 영문만 제공되고 있다.

꼭 정품을 구입하는 것이 중요한 것이 아니다. 그루브가 나에게 꼭 필요한 도구인지 확인하는 것이 중요하고, 확실히 내 업무에 도움이 된다고 확신이 들 때 구입을 고려하면 된다.

현재 그루브는 한글판과 영문판을 다운로드 받을 수 있게 되어 있으며, 영문판 사용자는 한글판으로 바꿀 수 있는 업데이트가 나와 있다.

그루브 2007 한글 언어 업데이트 다운받기 :

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=a114d1c4-d42b-408a-b223-82a12e5e4a15&displaylang=ko

혼자 있으면 너무나 외로운 그루브

그루브는 여러 사람이 함께 써야 한다. 혼자 그루브 깔아 놓으면 외롭기 그지없다. 위의 그루브 실행창이 처음 설치해 실행하면 나오는 창이다. 기존 오피스 프로그램과 너무 다르다. 메신저 같기도한데 처음 보는 스타일이라 약간 당황스러울 수도 있을 것 같다.

혼자만 설치해 놓으면 아무것도 할 수 없다. 일단 그루브를 깔았다면 주위 사람들을 꼬셔야 한다.

“내가 그루브 어떻게 사용하는지 알려 줄께 그루브 깔아 봐. 정말 재미있는 프로그램이야!”

라며 친구나 동료를 유혹하자. 직장에서 상사라면 좀 더 쉽게 부하직원들에게 그루브를 설치하도록 유도할 수 있을 것이다. 절대 쓸데없는 프로그램이 아니기 때문에 잘 설득해 그루브를 깔게 만들자.

같이 쓸 사람을 초청하자

작업영역을 만든 후 같이 쓸 사람을 초청해야한다. 초대하는 방법은 여러가지가 있는데, 작업영역 화면 오른쪽 중간에 있는 '작업 영역으로 초대'를 이용해 초대해 보자. 이곳에 초대할 사람의 이메일 주소를 입력 후 옆에 있는 [시작]버튼을 누른다.

메시지를 입력한 후 [초대]를 누르면 초대 이메일을 보내게 된다. 초대 이메일 안에는 0000.grv 라는 첨부파일이 있는데, 이 파일을 실행하면 초대에 응하게 되고 작업영역에 들어갈 수 있게 된다.

그루브, 어떤 기능이 되길래?

그루브는 두 단어로 요약할 수 있다. 연결과 공유! 팀원들과 이 프로그램을 통해 항상 연결 되어 있을 수 있고, 강력한 공유 기능으로 함께 일하는데 큰 도움이 된다.

그루브로 할 수 있는 일로는 파일공유, 토론, 게시판, 그림판, 스케줄, 회의, 인포패스, 이슈트래킹, 메모 등이다.

그루브에는 많은 기능이 들어 있는데, 어떻게 이용하느냐에 따라 무한한 용도로 사용할 수 있다.

파일 공유 기능

처음 작업영역을 만들어 보면 file과 Discussion만 만들어져 있다. 이 두가지 도구 이외의 도구는 필요에 따라 추가해서 쓸 수 있게 되어 있다.

파일 공유 프로그램 중 그루브만한 프로그램이 없다. 공유할 파일이나 폴더를 마우스로 끌어다 놓아도 되고, 복사해서 붙여 넣기 해 넣어도 된다. 일반적인 윈도우의 탐색기처럼 쉽게 파일을 넣고 뺄 수 있게 되어 있다. 공유할 파일을 올려 놓으면 작업영역 구성원들에게 공유가 된다. 공유 된 파일들은 암호화 되어 각자의 PC에 잘 보관 된다.

그루브의 장점 중 하나는 보안이다. 데이터들이 모두 암호화 되어 전송 되기때문에 매우 안전하다. 전송 중에 인터넷이 끊어지더라도 나중에 다시 인터넷이 연결 되면 동기화 되기 때문에 데이터의 안정성이 뛰어나다.

팀원들이 공유하는 캘린더

우리 팀에 함께 볼 수 있는 캘린더가 있었으면 좋겠다는 생각 해 본 적 있는가? 컴퓨터가 없던 옛날 사무실에서도 칠판이나 캘린더를 벽에 걸어 놓고 자주 쓰고 지우는 모습을 보았다. 언제 무엇을 해야하는지 적어 놓을 곳이 필요하기 때문이다. 개인적인 일이라면 개인적인 곳에 적어 놓으면 되지만 팀원들이 다 알아야하는 것이라면 팀원들이 다 볼 수 있는 곳에 적어 놓는 것이 좋을 것이다.

그림이나 사진 공유를 위한 Picture

사진은 사진 공유하는 갤러리에 올려 놓으면 좋다. 이곳은 일반 파일 공유 도구와 달리 사진을 바로 볼 수 있는 기능까지 있어서 사진 올려 놓기에 좋다.

여러 팀으로 나눠서 협업을 하고 싶다

그렇다. 내가 속한 그룹이 하나만 있는 것이 아니다. 작업영역을 필요한 만큼 여러개 만들어서 필요한 사람들을 초청해 쓰면 된다.

협업을 위해서는 파일만 공유할 수 있어서는 안 된다. 내부 사람들끼리 채팅도 할 수 있어야 하고, 스케줄도 공유하는 등 많은 것을 할 수 있어야 한다. 같이 볼 수 있는 게시판도 하나 있으면 좋다. 이런 것들이 그루브에서는 다 가능하다.

전세계에서 그룹웨어의 최고 권위자가 만든 프로그램인데 얼마나 잘 만들었을까? 레이오지는 평생 공유와 협업만을 연구해 온 사람이다. 로터스 노츠가 그랬고, 그루브가 그렇다. MS에도 공유와 협업을 위한 프로그램이 있었으나 그루브가 이들을 밀어내고 자리를 잡았다. 여러분은 레이오지를 믿고 이 프로그램을 사용하면 좋을 것 같다. 빌게이츠가 퇴직하면서 자신의 자리를 레이오지에게 넘겨 준 것은 마이크로소프트의 미래를 맡겨도 될 정도로 레이오지의 실력을 믿었기 때문이다.

회사에서 일하고 있는 사람이라면 지금 즉시 그루브 평가판을 다운로드 받아 설치해 보라. 동료들과 써 보다 보면 얼마나 유용한 도구인지 느낄 수 있다. 한번 깔았다 쓰지 않고 지워 버리는 무의미한 프로그램이 될 지, 업무 효율을 획기적으로 향상 시키는 최고의 협업 도구가 될 지는 여러분 몫이다